Una delle principali novità introdotte dalla nuova normativa in materia di whistleblowing riguarda la gestione delle segnalazioni effettuate tramite i canali messi a disposizione dal modello organizzativo dell’ente.
Per comprendere la portata del cambiamento, è intanto fondamentale fare il punto sullo stato dell’arte esistente prima della riforma: l’assoluta maggioranza dei modelli organizzativi individuava quale dominus della segnalazione l’Organismo di Vigilanza, chiamato a ricevere tali comunicazioni e a gestirle, senza che fossero previste dalla legge particolari formalità. Oggi, invece, il ruolo dell’OdV viene messo in discussione, per più ragioni.
Innanzitutto, bisogna considerare che, rispetto al passato, sono previste ulteriori modalità mediante le quali il whistleblower può formulare la segnalazione: accanto al canale interno vi è, infatti, un canale esterno, nonché la possibilità – ancorché in casi estremi – di segnalare mediante “divulgazione pubblica”. Nessun dubbio che, in questi casi, l’OdV non avrà poteri ed oneri di gestione della segnalazione. Ad esempio, il canale esterno sarà gestito da ANAC (in questi giorni impegnata a predisporre delle linee guida in materia).
Ma la posizione dell’OdV vacilla anche per quanto concerne il canale di segnalazione interna, a causa di criticità legate, ad esempio, alle qualifiche che il gestore deve avere. Secondo quanto previsto dalla nuova normativa, infatti, la gestione delle segnalazioni interne va affidata ad un soggetto “autonomo”, “dedicato” e “specificamente formato”. Più di un dubbio, dunque, sull’idoneità dell’OdV a rispettare tali requisiti: i componenti dell’Organismo non sarebbero sicuramente dedicati in via esclusiva alla gestione delle segnalazioni, avendo il più ampio compito di vigilare sull’attuazione del modello organizzativo; non solo: dovrebbero adoperarsi per ottenere una specifica formazione in materia.
A tal proposito, si potrebbe sostenere che l’aggettivo “dedicato” non stia a significare che l’attività dell’OdV debba essere esclusivamente quella di gestione delle segnalazioni, ma – viceversa – che le segnalazioni siano gestite, in via esclusiva, dall’Organismo.
Tuttavia, il cumulo di compiti in capo all’OdV sembra essere di ostacolo anche al rispetto delle tempistiche imposte per la gestione della segnalazione: entro sette giorni dalla ricezione dovrà essere fornito un primo cenno di riscontro al whistleblower e la conseguente attività di gestione dovrà terminare entro tre mesi; un tempo che potrebbe considerarsi incompatibile con lo svolgimento del principale compito di vigilanza che spetta all’Organismo, soprattutto negli enti di maggiori dimensioni.
Viene pertanto da domandarsi se il ruolo dell’OdV nella gestione delle segnalazioni sia effettivamente destinato a mutare. E non è un caso se, già in queste prime settimane, si stiano registrando opinioni crescenti in tal senso. D’altro canto, il nuovo Decreto non vieta che il ruolo di gestore possa essere svolto dall’OdV, ma neppure lo attribuisce in via esclusiva a tale organo.
Alla luce di queste considerazioni, la scelta preferibile potrebbe essere quella di assegnare la gestione delle segnalazioni ad un soggetto diverso dall’Organismo di Vigilanza: un organo interno a ciò dedicato o un soggetto esterno (ad esempio, un ente specializzato che fornisca questa attività in outsourcing). In questo modo, sarebbe infatti garantito il rispetto dei requisiti normativi, posto che il gestore sarebbe autonomo, dedicato allo scopo e in possesso delle adeguate competenze.
Anche questa soluzione, tuttavia, presenta alcuni problemi: in particolare il rovescio della medaglia è l’aumento dei costi che la società dovrebbe sostenere per dotarsi, non soltanto dell’Organismo di Vigilanza, ma anche del gestore delle segnalazioni; una problematica solo in parte mitigata dalla possibilità, per gli enti di dimensioni minori, di “condividere” con altri un unico gestore.
Nel dissipare questi dubbi, residua tuttavia una certezza a fare da trait d’union con il passato: qualunque sia la scelta in concreto adottata, è impensabile estromettere del tutto l’OdV dalle segnalazioni whistleblowing. Per un’efficace attuazione del modello organizzativo è infatti necessario che l’Organismo sia almeno informato delle possibili violazioni commesse nel contesto aziendale. Perciò, quand’anche esso non sia il diretto gestore delle segnalazioni, sarà indispensabile che riceva un constante flusso di informazioni, affinché possa continuare a svolgere la propria funzione di controllo.
Emanuele Angiulli è avvocato – Studio Fornari & associati
